Casos de Éxito
Tres clientes reales, tres sectores distintos. Sin titulares inflados: lo que probaron antes, lo que cambió tras los primeros 30 días y los números que ellos mismos nos enseñaron en su cuadro de mando.
Hotel boutique de 22 habitaciones en Marbella
Reservas directas y consultas multi-idioma fuera de turno de recepción
El punto de partida
Hotel boutique en la Milla de Oro, dos recepcionistas en turno partido. El problema lo tenían cuantificado: entre 100 y 180 llamadas semanales entraban entre las 22h y las 8h, solo recogía mensaje el contestador y menos del 15% volvía a llamar al día siguiente. El resto se iba a Booking o a la competencia. Ya habían probado un contestador con menú IVR (lo odiaban los huéspedes ingleses) y un servicio externo de centralita que cobraba alrededor de 0,30-0,45€ por llamada y no sabía resolver dudas de tarifas, ni de rate parity entre canales. Antes de NovaChat IA pidieron presupuesto a una agencia local de voicebots: cinco cifras de setup y mantenimiento mensual aparte; lo descartaron.
Qué implementamos (y qué no)
- Agente de voz "Carla" en español, inglés, francés y alemán — voz neutra peninsular, no la voz comercial típica
- Conexión vía API REST con su PMS hotelero para disponibilidad real-time y BAR del día
- Reserva directa cuando el huésped acepta el precio; si negocia, deriva al teléfono de la jefa de recepción
- WhatsApp pre-stay 48h antes con horario de check-in, parking y un código para el wifi
- Lo que NO automatizamos: grupos de más de 4 habitaciones, bodas y todo lo que sea política de cancelación no estándar (lo gestiona la directora)
Inmobiliaria de 4 agentes en Barcelona (Ruzafa zona alta)
Filtrar leads de portales antes de mover al agente
El punto de partida
Cuatro agentes. Reciben entre 70 y 110 leads al mes desde Idealista, Fotocasa y formulario web. El cuello de botella no era la captación, era la primera llamada: el responsable de oficina calculó que cada agente perdía entre 6 y 9 horas semanales atendiendo gente que buscaba alquiler cuando la cartera era venta, o que pedía piso reformado por debajo del precio medio de la zona. Probaron un chatbot de portal genérico que cualificaba por chat, pero el ratio de respuesta rondaba el 30% y se enfriaba el lead en 48h. La queja recurrente: "Cuando llamamos al lead 24 horas después de meter el dato en Idealista, ya ha visto otros 4 pisos con otra agencia".
Qué implementamos (y qué no)
- Llamada saliente automática al lead en menos de 90 segundos tras dejar sus datos en el portal
- Cualificación por voz en catalán/castellano: tipo de operación (venta/alquiler), presupuesto real, plazo (¿comprador en 3 meses o en 18?), si tiene hipoteca preaprobada y zona concreta
- Si encaja, agenda visita directa en el calendario del agente que lleva esa zona; si no, se cierra con un email cordial y se reaprovecha la base de datos en 6 meses
- Integración con CRM inmobiliario vía API — cada lead entra ya con campos rellenos y nota de voz transcrita
- Lo que NO automatizamos: la visita y la negociación. Eso lo cierra el agente humano siempre
Taller mecánico independiente en Valencia (3 técnicos)
Reducir el "no-show" del lunes y recuperar campaña ITV
El punto de partida
Cuatro elevadores, dos mecánicos oficiales más el jefe de taller, y una persona en mostrador. El dolor era doble: los lunes y miércoles tenían entre un 15% y un 25% de citas que no aparecían (la mayoría, particulares que olvidaban; algunos, flotas pequeñas con el coche en otra revisión). Y el segundo problema era el teléfono. La administrativa lo decía claro: "Cuelgo y vuelve a sonar. No puedo facturar partes ni preparar pedidos a almacén porque me paso el día diciendo el precio de la pre-ITV". Habían intentado WhatsApp manual con plantillas, pero terminaba siendo otro trabajo más para mostrador. El recordatorio por SMS desde su software de gestión lo activaron y desactivaron varias veces porque generaba quejas: clientes confundidos con varios SMS y nadie respondía.
Qué implementamos (y qué no)
- Voicebot que coge la llamada cuando mostrador está ocupado (3 tonos de espera) o fuera de horario
- Agenda directa de citas básicas: cambio aceite + filtros, pre-ITV, neumáticos. Si el cliente describe avería, lo manda a una llamada con el jefe de taller
- Recordatorio en cascada: WhatsApp 48h antes, llamada de voz 4h antes confirmando — si dice "no puedo", el hueco se libera al instante y entra el siguiente de lista de espera
- Campaña automática de aviso ITV: cruza matrícula con fecha de caducidad y llama 21 días antes ofreciendo pre-revisión
- Lo que NO automatizamos: presupuestos de avería compleja, diagnóstico OBD ni nada que requiera ver el coche. Se queda para el equipo
Los nombres comerciales se han cambiado a petición de los clientes (los originales están bajo NDA). Las cifras son las que figuran en los cuadros de mando reales que nos compartieron durante la revisión trimestral. Tu caso puede dar resultados distintos: depende sobre todo de cuánto tráfico telefónico maneja tu negocio, de la calidad del CRM o PMS conectado y de la disciplina del equipo al usar el sistema los primeros 30 días.
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Una llamada de 20 minutos. Te decimos directamente si tiene sentido para tu negocio o si todavía no merece la pena. A veces la respuesta es "espera 6 meses y vuelve" — preferimos eso a venderte un sistema que no vas a aprovechar.
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