La fuga de las 23h
ya no te despierta.
Un despacho medio lleva 20-40 comunidades y cada una genera llamadas: ascensor parado, fuga en el garaje, "¿cuándo arreglan la puerta?", recibos, derramas. Entre el 60% y el 80% no necesitan al administrador. Un agente las atiende, registra la incidencia con dirección y urgencia, avisa al de guardia si urge de verdad y te manda el parte. Tú solo entras cuando hace falta tu criterio.
00:02Marta: Administración de fincas, buenas noches.
00:06Vecino: Hay una fuga de agua en Goya 12. Cae del techo del garaje.
00:11Marta: Lo registro como urgente. ¿Afecta a alguna vivienda o solo al garaje?
00:16Vecino: De momento al garaje, pero cae bastante.
00:20Marta: Aviso ahora al fontanero de guardia. Le confirmo por WhatsApp.
El ascensor parado,
el viernes a las 22h.
Lo que desgasta a un administrador de fincas
- El mismo vecino llama tres veces en una semana para preguntar por la misma incidencia: "¿cuándo arreglan el portero?".
- La urgencia de verdad llega de noche o en fin de semana: fuga a las 23h, contestador, vecino cabreado, queja en la junta.
- Entre el 60% y el 80% de las llamadas son recibos, derramas, horarios y estados de incidencia. Nada que requiera tu firma.
- La renovación se vota en la junta anual, y el motivo número uno de cambio de administrador es "no cogen el teléfono".
Cada llamada atendida, cada incidencia con parte
- Atiende 24/7 y registra cada incidencia con comunidad, dirección, zona afectada y nivel de urgencia.
- Si la urgencia es real, avisa al técnico de guardia o directamente al gremio: fontanero, ascensorista, electricista.
- Si es rutina, responde el estado ("el ascensorista tiene la pieza pedida, va el jueves") y agenda si hace falta.
- El lunes a primera hora tienes el parte completo por email. Menos interrupciones y argumentos para renovar cartera.
Todo lo que tu despacho necesita
Registra la incidencia completa, no un recado
Comunidad, dirección, zona afectada (portal, garaje, vivienda, azotea), qué pasa y desde cuándo, teléfono del vecino y nivel de urgencia. Nada de "ha llamado uno de Goya por lo del agua". Cada aviso queda trazado y el vecino recibe confirmación de que su incidencia existe.
Urgencia real, filtrada con tus reglas
Fuga activa, ascensor con alguien dentro u olor a gas disparan el protocolo de urgencia. "¿Cuándo pintan el portal?" espera al horario del despacho. La lista de urgencias la defines tú, no el bot.
Aviso al de guardia o al gremio
Llamada y WhatsApp al técnico de guardia o al gremio de la comunidad con dirección, resumen y teléfono del vecino. Si no responde en unos minutos, escala al siguiente contacto de tu lista.
Rutina resuelta sin interrumpirte
Estado de una incidencia abierta, importe de un recibo, calendario de derramas, horario de la piscina, fecha de la próxima junta. Responde con los datos que tú has cargado y actualizado. Si no lo sabe, lo anota y no inventa.
Tu software de administración + RGPD para comunidades
Nos conectamos con tu software de administración vía API genérica: las incidencias entran con comunidad y vecino vinculados. Avisos por WhatsApp Business, agenda con Google Calendar o Microsoft 365 y flujos a medida con n8n, Make o Zapier. Datos de vecinos tratados como encargado de tratamiento, con DPA firmado y grabaciones guardadas 30 días por defecto.
Conecta con las herramientas de tu despacho
Cómo desplegamos
en tu despacho
Auditoría con llamadas reales
Nos pasas 20–30 grabaciones tipo (con consentimiento) o las escuchamos en vivo. Detectamos motivos repetidos, comunidades que más llaman y picos fuera de horario. A veces te diremos que no necesitas voicebot.
Comunidades + reglas de guardia
Cargamos tus comunidades, definimos contigo la lista de urgencias y los contactos de guardia y gremios, escogemos voz (escuchas 4 opciones) y montamos los avisos por WhatsApp. Tú validas llamadas de prueba antes de salir.
Producción supervisada
Las primeras 80–120 llamadas reales las escuchamos contigo cada mañana. Ajustamos tono, criterios de urgencia y derivaciones a humano. Pasada esa fase, revisión mensual y métricas.
Clientes que llevan
al menos 90 días con el sistema
"Antes la guardia era mi móvil personal. Fuga a las 23h, ascensor un domingo... y si no lo cogía, el lunes tenía al presidente de la comunidad esperándome. Ahora el bot registra, avisa al fontanero de guardia y yo me entero por el parte. En la última tanda de juntas, dos presidentes sacaron el tema del teléfono para felicitarnos, no para quejarse. Eso no me había pasado nunca."
"Lo que más notamos fue septiembre. Vuelta de vacaciones, todo el mundo llamando por derramas y por averías acumuladas del verano. Otros años era una semana sin levantar cabeza; este año más de la mitad de esas llamadas ni nos llegaron: estado de incidencia, recibos, fechas de junta. El bot lo resolvía con los datos que le cargamos. Nosotros a lo nuestro."
"Mi miedo eran los vecinos mayores. Pues son los que mejor lo llevan: les coge el teléfono a la primera, les habla despacio y les repite lo que haga falta. Lo único que ajustamos fue el escalado de guardia, que al principio avisaba al gremio por cosas que podían esperar. Afinamos la lista de urgencias en dos sesiones y desde entonces, ni una falsa alarma nocturna."
¿Qué es un asistente de voz IA para administradores de fincas?
Es un agente telefónico que atiende las llamadas de los vecinos 24/7, registra cada incidencia con comunidad, dirección y nivel de urgencia, avisa al técnico de guardia o al gremio cuando la avería es urgente de verdad y responde las consultas rutinarias (estado de una incidencia, recibos, derramas, juntas) sin interrumpir al administrador. El despacho recibe el parte completo por email y el administrador solo entra cuando hace falta su criterio.
- Atiende 24/7: la fuga de las 23h y el ascensor del domingo dejan de caer en el contestador.
- Registra la incidencia con dirección, zona afectada y urgencia, no un recado a medias.
- Si urge de verdad, avisa por llamada y WhatsApp al de guardia o al gremio (fontanero, ascensorista) y escala si no responde.
- Si es rutina (recibos, derramas, "¿cuándo arreglan X?"), responde el estado con tus datos y agenda si hace falta.
- Parte completo por email cada mañana: menos interrupciones y argumentos para renovar cartera en la junta.
Sin asistente IA vs. con NovaChat IA
| Situación | Sin asistente | Con NovaChat IA |
|---|---|---|
| Fuga de agua a las 23h de un viernes | Contestador, vecino cabreado, queja en la próxima junta y una comunidad que empieza a mirar otros administradores | Se registra como urgente con dirección y alcance, el fontanero de guardia recibe el aviso en minutos y el vecino, confirmación |
| Vecino que pregunta por tercera vez cuándo arreglan el portero | Interrumpe al administrador tres veces por la misma respuesta o se queda sin ella | Recibe el estado real ("pieza pedida, va el jueves") las tres veces, sin que suene ningún teléfono en el despacho |
| Llamadas de recibos, derramas y horarios | Entre el 60% y el 80% del teléfono del despacho se va en consultas que no requieren al administrador | Esa franja de llamadas se resuelve con los datos cargados; al administrador solo llega lo que necesita su firma o su criterio |
| Temporada de juntas y vuelta de vacaciones | Semanas de pico con el teléfono saturado, convocatorias, derramas y averías acumuladas a la vez | El pico lo absorbe el asistente: fechas de junta, estados y recibos atendidos sin cola, con parte diario de todo |
| Renovación de cartera en la junta anual | "No cogen el teléfono" como motivo número uno para votar el cambio de administrador | Registro de cada llamada atendida e incidencia trazada: datos sobre la mesa para defender la renovación |
¿Cuánto cuesta?
Implantación entre 2.500€ y 5.000€ y cuota desde 250€/mes según el número de comunidades y los flujos de aviso. Montamos un piloto en 3 a 5 días para que lo pruebes con llamadas reales antes de decidir, sin permanencia agresiva. Pídenos una demo y te decimos si encaja con tu despacho o no.
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20 minutos de llamada. Te enseñamos casos de despachos de 20 a 40 comunidades. Si llevas pocas comunidades y el teléfono no te desborda, te lo decimos sin venderte humo.