En campañas de IRPF, modelo 303 trimestral o cierre anual, tu teléfono se vuelve loco con dudas básicas (hasta cuándo el 130, qué deducciones, qué documentación necesito). Atiéndelas con un agente que sabe la diferencia entre estimación directa y módulos. El asesor solo entra cuando toca.
00:02Marta: Asesoría, buenos días.
00:05Cliente: Soy autónomo en módulos. ¿Hasta cuándo presento el 130?
00:09Marta: En módulos no presenta 130. Le aplica el modelo 131, hasta el 20.
00:14Cliente: ¿Y si me equivoqué y presenté el 130 ya?
00:18Marta: Eso lo revisa su asesora. Le agendo con la asesora fiscal el martes.
Cargamos tu manual de procedimientos. El bot responde "modelo 130 si estimación directa, modelo 131 si módulos" porque está leyendo TU base de conocimiento, no inventando. Si la respuesta no la tiene clara, deriva, no improvisa.
Fiscal (IRPF, IVA, Sociedades) al asesor fiscal. Laboral (nóminas, ERTE, contratos) al laboralista. Contable (cierre, libros) a la contable. Mercantil al mercantilista. Cada uno con su agenda.
Antes de la cita: si vienes a Renta, manda certificado retenciones, justificantes hipoteca, IBI. Si vienes a Sociedades, balance firmado. Cita más corta, más útil.
Autónomos en estimación directa reciben aviso 130; en módulos, 131. Sociedades reciben aviso 202 (pago fraccionado). Solo lo que aplica al cliente, no spam genérico.
Conectamos con Holded, Quipu y otros softwares de facturación pyme vía API. Para suites profesionales de despacho entramos vía API REST genérica. Datos fiscales tratados con nivel "datos económicos" AEPD. Las grabaciones se guardan 30 días por defecto (subible a 12 meses para auditorías AEAT).
Nos pasas 20–30 grabaciones tipo (con consentimiento) o las escuchamos en vivo. Detectamos motivos repetidos, picos horarios y la jerga concreta de tu negocio. A veces te diremos que no necesitas voicebot.
Integramos calendario y CRM, redactamos los guiones con tu vocabulario, escogemos voz (escuchas 4 opciones) y montamos los flujos WhatsApp/SMS de confirmación. Tú validas llamadas de prueba antes de salir.
Las primeras 80–120 llamadas reales las escuchamos contigo cada mañana. Ajustamos tono, derivaciones a humano y huecos sin gestionar. Pasada esa fase, revisión mensual y métricas.
"En la última campaña de Renta mi despacho recibió en torno a 1.400 llamadas. Antes mis cuatro asesoras pasaban media mañana diciendo lo mismo: 'sí, hasta el 30 de junio', 'tráigame el certificado del banco'. Ahora más de la mitad lo atiende el bot con nuestro manual interno y solo nos llega lo que requiere conocimiento real. Mi laboralista me dijo: 'No quiero volver atrás'."
"Los recordatorios proactivos del modelo 303 son lo que más cariño le tengo. Antes el día 18 era un caos: clientes acordándose tarde, asesores cerrando declaraciones a las 23h. Ahora el bot avisa 5 días antes pidiendo facturas del trimestre. Llegamos al 20 con todo presentado, sin overtime."
"Lo integramos con nuestro software de despacho vía API en 4 días. Las citas llegan al calendario del asesor correcto con la documentación pre-pedida. Lo único que tuvimos que ajustar: el bot al principio era demasiado formal con clientes de toda la vida. Bajamos el tono dos peldaños y ahora suena como nosotros."
Es un agente telefónico que atiende las llamadas de tu despacho 24/7, responde las dudas repetidas de campaña con tu manual interno (plazos de modelos, documentación, régimen aplicable), distingue si la consulta es fiscal, laboral, contable o mercantil y agenda primera cita con el asesor correcto. El asesor solo entra cuando hace falta criterio profesional.
| Situación | Sin asistente | Con NovaChat IA |
|---|---|---|
| El día 18, todos preguntan lo mismo del 303 | Las asesoras dedican media mañana a repetir plazos y documentación en lugar de cerrar declaraciones complejas | Entre el 50% y el 60% de esas llamadas básicas las resuelve el bot con tu manual; al asesor solo llega lo que requiere criterio |
| Llamada nueva: autónomo en módulos pregunta por el 130 | Le pasan al primer asesor libre, que no es de su área, y acaba rebotando entre extensiones | Detecta el régimen (módulos = 131), distingue el área y agenda con el asesor fiscal correcto, no con centralita |
| Cita de Renta con la documentación incompleta | La cita de 5 minutos dura 40 porque falta el certificado de retenciones o el recibo del IBI | Pide por WhatsApp la documentación que falta antes de la cita; el cliente llega con todo y la visita rinde |
| Llamadas a las 14:30 o fuera de horario | Nadie las coge, el cliente cuelga y algunos no vuelven a llamar | Se atienden 24/7, incluso en pico de campaña con 120 a 160 consultas al día sin que se caiga ninguna |
| Vence el modelo 130 y el cliente se acuerda tarde | Los asesores cierran declaraciones a las 23h porque las facturas llegan a última hora | Aviso proactivo 5 días antes pidiendo las facturas del trimestre; se llega al plazo con todo presentado y sin horas extra |
Desde 290€/mes según el volumen de llamadas y las áreas activas (fiscal, laboral, contable, mercantil). Montamos un piloto en 3 a 5 días para que lo pruebes con llamadas reales antes de decidir, sin permanencia agresiva. Pídenos una demo y te decimos si encaja con tu despacho o no.
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