Adiós a las mismas
preguntas otra vez.
En campañas de IRPF, modelo 303 trimestral o cierre anual, tu teléfono se vuelve loco con dudas básicas (hasta cuándo el 130, qué deducciones, qué documentación necesito). Atiéndelas con un agente que sabe la diferencia entre estimación directa y módulos. El asesor solo entra cuando toca.
00:02Marta: Asesoría, buenos días.
00:05Cliente: Soy autónomo en módulos. ¿Hasta cuándo presento el 130?
00:09Marta: En módulos no presenta 130. Le aplica el modelo 131, hasta el 20.
00:14Cliente: ¿Y si me equivoqué y presenté el 130 ya?
00:18Marta: Eso lo revisa su asesora. Le agendo con la asesora fiscal el martes.
¿Qué es un asistente de voz IA para gestorías?
Un asistente de voz IA para gestorías es un agente telefónico que filtra y atiende las llamadas del despacho, en temporada alta y baja. Responde las consultas repetitivas (plazos, documentación necesaria, estado de un trámite), agenda citas con el gestor que corresponde y toma nota ordenada de cada llamada para que nada se pierda entre la renta y los cierres trimestrales. En campaña de la renta una gestoría pequeña puede recibir el triple de llamadas de las que puede atender; el asistente las responde todas y el equipo dedica el día a los expedientes, no al teléfono. Las llamadas delicadas pasan directas a la persona adecuada.
Las mismas dudas,
el día 18, otra vez.
Lo que paraliza una gestoría en campaña
- Tercer trimestre y todos preguntan lo mismo: "¿hasta cuándo el 303?", "¿qué necesito para Renta Web?".
- Asesoras con 60+ clientes cada una respondiendo dudas básicas en lugar de cerrar declaraciones complejas.
- Citas de "5 minutos" que duran 40 porque el cliente trae la documentación incompleta.
- Llamadas a las 14:30 cuando todos están en la comida y nadie las coge.
FAQ con tu manual + triaje real por área
- Cargamos tu manual interno: plazos AEAT, modelos (303, 130, 131, 111, 115, 200, 390), documentación que pides para cada trámite.
- Distingue área (fiscal, laboral, contable, mercantil) y deriva al asesor correcto, no a centralita.
- Pide la documentación que falta antes de la cita: certificado retenciones, recibos IBI, escrituras.
- Recordatorios proactivos: "Tu modelo 130 vence en 5 días, necesito facturas del trimestre".
Todo lo que tu asesoría necesita
FAQ con tu manual interno, no Wikipedia
Cargamos tu manual de procedimientos. El bot responde "modelo 130 si estimación directa, modelo 131 si módulos" porque está leyendo TU base de conocimiento, no inventando. Si la respuesta no la tiene clara, deriva, no improvisa.
Triaje por área de despacho
Fiscal (IRPF, IVA, Sociedades) al asesor fiscal. Laboral (nóminas, ERTE, contratos) al laboralista. Contable (cierre, libros) a la contable. Mercantil al mercantilista. Cada uno con su agenda.
Documentación previa pedida
Antes de la cita: si vienes a Renta, manda certificado retenciones, justificantes hipoteca, IBI. Si vienes a Sociedades, balance firmado. Cita más corta, más útil.
Plazos AEAT segmentados por régimen
Autónomos en estimación directa reciben aviso 130; en módulos, 131. Sociedades reciben aviso 202 (pago fraccionado). Solo lo que aplica al cliente, no spam genérico.
Tu software de gestoría + RGPD reforzado
Conectamos con Holded, Quipu y otros softwares de facturación pyme vía API. Para suites profesionales de despacho entramos vía API REST genérica. Datos fiscales tratados con nivel "datos económicos" AEPD. Las grabaciones se guardan 30 días por defecto (subible a 12 meses para auditorías AEAT).
Conecta con tu software de gestión
Cómo desplegamos
en tu empresa
Auditoría con llamadas reales
Nos pasas 20–30 grabaciones tipo (con consentimiento) o las escuchamos en vivo. Detectamos motivos repetidos, picos horarios y la jerga concreta de tu negocio. A veces te diremos que no necesitas voicebot.
Conexión + guion contigo
Integramos calendario y CRM, redactamos los guiones con tu vocabulario, escogemos voz (escuchas 4 opciones) y montamos los flujos WhatsApp/SMS de confirmación. Tú validas llamadas de prueba antes de salir.
Producción supervisada
Las primeras 80–120 llamadas reales las escuchamos contigo cada mañana. Ajustamos tono, derivaciones a humano y huecos sin gestionar. Pasada esa fase, revisión mensual y métricas.
Clientes que llevan
al menos 90 días con el sistema
"En la última campaña de Renta mi despacho recibió en torno a 1.400 llamadas. Antes mis cuatro asesoras pasaban media mañana diciendo lo mismo: 'sí, hasta el 30 de junio', 'tráigame el certificado del banco'. Ahora más de la mitad lo atiende el bot con nuestro manual interno y solo nos llega lo que requiere conocimiento real. Mi laboralista me dijo: 'No quiero volver atrás'."
"Los recordatorios proactivos del modelo 303 son lo que más cariño le tengo. Antes el día 18 era un caos: clientes acordándose tarde, asesores cerrando declaraciones a las 23h. Ahora el bot avisa 5 días antes pidiendo facturas del trimestre. Llegamos al 20 con todo presentado, sin overtime."
"Lo integramos con nuestro software de despacho vía API en 4 días. Las citas llegan al calendario del asesor correcto con la documentación pre-pedida. Lo único que tuvimos que ajustar: el bot al principio era demasiado formal con clientes de toda la vida. Bajamos el tono dos peldaños y ahora suena como nosotros."
¿Qué hace un asistente de voz IA para gestorías y asesorías?
Es un agente telefónico que atiende las llamadas de tu despacho 24/7, responde las dudas repetidas de campaña con tu manual interno (plazos de modelos, documentación, régimen aplicable), distingue si la consulta es fiscal, laboral, contable o mercantil y agenda primera cita con el asesor correcto. El asesor solo entra cuando hace falta criterio profesional.
Sin asistente IA vs. con NovaChat IA
| Situación | Sin asistente | Con NovaChat IA |
|---|---|---|
| El día 18, todos preguntan lo mismo del 303 | Las asesoras dedican media mañana a repetir plazos y documentación en lugar de cerrar declaraciones complejas | Entre el 50% y el 60% de esas llamadas básicas las resuelve el bot con tu manual; al asesor solo llega lo que requiere criterio |
| Llamada nueva: autónomo en módulos pregunta por el 130 | Le pasan al primer asesor libre, que no es de su área, y acaba rebotando entre extensiones | Detecta el régimen (módulos = 131), distingue el área y agenda con el asesor fiscal correcto, no con centralita |
| Cita de Renta con la documentación incompleta | La cita de 5 minutos dura 40 porque falta el certificado de retenciones o el recibo del IBI | Pide por WhatsApp la documentación que falta antes de la cita; el cliente llega con todo y la visita rinde |
| Llamadas a las 14:30 o fuera de horario | Nadie las coge, el cliente cuelga y algunos no vuelven a llamar | Se atienden 24/7, incluso en pico de campaña con 120 a 160 consultas al día sin que se caiga ninguna |
| Vence el modelo 130 y el cliente se acuerda tarde | Los asesores cierran declaraciones a las 23h porque las facturas llegan a última hora | Aviso proactivo 5 días antes pidiendo las facturas del trimestre; se llega al plazo con todo presentado y sin horas extra |
¿Cuánto cuesta?
Desde 250€/mes según el volumen de llamadas y las áreas activas (fiscal, laboral, contable, mercantil). Montamos un piloto en 3 a 5 días para que lo pruebes con llamadas reales antes de decidir, sin permanencia agresiva. Pídenos una demo y te decimos si encaja con tu despacho o no.
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