Atiende dudas de cursos a las 21h del jueves (hora pico de decisión de matrícula), agenda preinscripción con datos del alumno, recuerda mensualidades atrasadas sin que tu administración lo viva. Especialmente útil en campaña de septiembre-octubre.
00:02Marta: Academia, buenas tardes.
00:05Cliente: Mi hija quiere preparar el First de Cambridge para junio.
00:09Marta: ¿Qué nivel tiene ahora, mañanas o tardes y edad de la alumna?
00:14Cliente: B1 del año pasado. Tardes. 16 años.
00:18Marta: Prueba de nivel gratuita el sábado a las 11h. ¿Le va bien?
Recoge datos completos (DNI, fecha nacimiento, nivel objetivo: B2, C1, First, DELE, oposición concreta), asocia con curso y manda link Stripe de la matrícula (49-89€ típico). Mantiene plaza 72h; si no paga, libera al siguiente.
Cargamos tus cursos con temarios, horarios reales (lun-mié 18:30-20h, sáb 10-13h), precios actuales y plazas libres. Consulta en tiempo real, no inventa "horarios que sonaban bien".
Aviso 3 días antes del cargo: "el día 5 te giraremos 89€". Si devuelve recibo, llamada amable preguntando si fue error de banco. Devoluciones bajan típicamente del 7% al 2%.
Si un alumno falta 3 clases consecutivas, llamada amable: "¿Va todo bien? ¿Cambiar de horario?". Detecta motivos típicos (cambio turno laboral, embarazo, no encaja nivel). Salvamos 2 de cada 3 en riesgo.
Tu software de gestión académica vía API genérica. Para alumnos menores de 14 años: consentimiento paterno explícito y retención de grabación limitada (14 días vs 30 estándar). Stripe para cobros.
Nos pasas 20–30 grabaciones tipo (con consentimiento) o las escuchamos en vivo. Detectamos motivos repetidos, picos horarios y la jerga concreta de tu negocio. A veces te diremos que no necesitas voicebot.
Integramos calendario y CRM, redactamos los guiones con tu vocabulario, escogemos voz (escuchas 4 opciones) y montamos los flujos WhatsApp/SMS de confirmación. Tú validas llamadas de prueba antes de salir.
Las primeras 80–120 llamadas reales las escuchamos contigo cada mañana. Ajustamos tono, derivaciones a humano y huecos sin gestionar. Pasada esa fase, revisión mensual y métricas.
"En septiembre-octubre nos volvíamos locos: 600 llamadas en seis semanas y mi administración pegando un grito al final del día. Ahora el bot coge desde las 19h hasta las 22h, agenda pruebas de nivel y cobra reserva en Stripe. La matriculación de este curso subió un 31% respecto al anterior. Mi equipo me ha dicho literalmente: 'Ya no quiero campaña sin esto'."
"Las devoluciones SEPA me las comía. Cada una eran 3-5€ de comisión + 30 minutos llamando. Ahora el bot avisa 3 días antes del cargo y, si hay devolución, llama amable preguntando si fue error. Las devoluciones bajaron del 8% al 2,1%."
"Lo más sorprendente fue el flujo anti-abandono. Si un alumno falta 3 clases seguidas, el bot llama y pregunta. Detectamos cosas tan simples como 'mi hijo cambió a fútbol los martes' y le cambiamos al grupo del jueves. Antes hubiera sido baja. Salvamos 2 de cada 3 alumnos en riesgo."
Es un agente telefónico con IA que atiende las llamadas de tu academia 24/7: informa de cursos, horarios y precios con tu catálogo real, gestiona la pre-matrícula con datos del alumno y cobro de reserva, avisa de mensualidades antes del cargo SEPA y llama al alumno que empieza a faltar para evitar la baja.
| Situación | Sin asistente | Con NovaChat IA |
|---|---|---|
| Llamada de matrícula a las 21h (un padre tras el trabajo) | Salta el buzón. La administración cerró a las 19h y para mañana ese padre ya ha mirado otra academia. | Atiende en el pico real de decisión (19h-22h), informa de nivel, horario y precio, y deja la prueba de nivel agendada. |
| Campaña de matriculación de septiembre-octubre | Cientos de llamadas en seis semanas; pre-matrículas que se enfrían porque el equipo tarda 48h en devolver la llamada. | Recoge datos, agenda prueba y cobra reserva con Stripe al momento. Suele subir las matrículas de campaña entre un 25% y un 35%. |
| Recibo mensual devuelto por el banco | Nadie reclama a tiempo, se acumulan los impagos y se pierden 30 minutos por familia llamando a destiempo. | Aviso amable 3 días antes del cargo SEPA y llamada si hay devolución. Las devoluciones suelen bajar del 7%-8% a alrededor del 2%. |
| Alumno que falta 3 clases seguidas a mitad de curso | Nadie llama a preguntar el motivo; la baja se confirma en febrero o abril sin margen para reaccionar. | Llamada proactiva que detecta el motivo (cambio de turno, horario que no encaja) y propone solución. Se recuperan en torno a 2 de cada 3 en riesgo. |
| Dato de un alumno menor por teléfono | Consentimiento parental sin registrar y grabaciones guardadas sin un criterio claro de retención. | Consentimiento parental explícito y auditable, servidores en la UE y retención limitada a 14 días para datos de menores. |
Desde 290€/mes según el volumen de llamadas y las verticales activas. Montamos un piloto en 3-5 días y lo dejamos en producción antes de tu campaña, sin permanencia agresiva. Pide una demo de 20 minutos y te decimos con franqueza si en tu caso compensa.
Mete tu gasto en publicidad y tu tiempo de respuesta y mira al instante el dinero que se enfría por no llamar a tiempo. Gratis, sin registro.
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