Un contestador te deja una nota. Nuestra recepcionista atiende la llamada como lo haría tu mejor empleada: responde con la información de tu negocio, agenda directamente en tu calendario, filtra a los curiosos de los compradores y te avisa en menos de 60 segundos cuando entra un lead caliente. De día, de noche y el 15 de agosto.
00:02Recepcionista: Reformas, buenas tardes. ¿En qué puedo ayudarle?
00:06Cliente: Quería presupuesto para reformar un baño. ¿Llamo muy tarde?
00:10Recepcionista: Para nada. ¿Me dice la localidad y los metros aproximados del baño?
00:15Cliente: En Elche, unos cinco metros.
00:19Recepcionista: Perfecto. Le agendo visita del técnico el jueves a las 10 y le mando la confirmación por WhatsApp.
Lee los huecos reales de tu Google Calendar o Microsoft 365, ofrece dos o tres opciones a quien llama, crea el evento y manda confirmación y recordatorio por WhatsApp. Si el cliente cancela, libera el hueco y te lo dice. La diferencia con un servicio de recados: aquí la cita queda hecha, no apuntada.
Zona, presupuesto, plazo, tamaño del encargo: tú defines los filtros. El lead llega a tu CRM con esos campos rellenos, y los curiosos reciben una respuesta educada sin gastarte una llamada de tu comercial.
Cliente molesto, asunto delicado, presupuesto alto o alguien que pide hablar con una persona: pasa la llamada en caliente si hay alguien libre y, si no, agenda devolución. Tú decides las reglas.
Cuando la llamada huele a venta, tu WhatsApp suena antes de que el lead cuelgue el teléfono del todo: resumen, número y qué quiere. Devolver la llamada en caliente multiplica las opciones de cerrar.
Responde solo con la base de conocimiento que tú validas: servicios, zonas, horarios, condiciones. Si no lo sabe, deriva; no inventa. Servidores en la UE, DPA firmado y aviso de asistente virtual a quien llama, como pide la normativa. Atiende en castellano, inglés, catalán y portugués, detectando el idioma sola.
La comparación honesta: hay cosas que una persona en recepción hace mejor que cualquier IA, y conviene decirlo. Lo que no puede hacer es estar 24 horas, atender tres llamadas a la vez ni costar 250€ al mes.
| Recepcionista humana | Recepcionista virtual con IA | |
|---|---|---|
| Coste mensual | Entre 1.600€ y 2.400€ por turno (salario + SS), y cada turno extra multiplica | Desde 250€/mes, mismo precio de día, de noche y en festivo |
| Horario | 8 horas por turno; fuera de eso, contestador | 24/7, incluidos fines de semana y agosto |
| Llamadas simultáneas | Una; la segunda comunica o espera | Todas a la vez, sin cola |
| Bajas y vacaciones | Hay que cubrirlas o el teléfono se queda solo | No existen |
| Consistencia del guion | Depende del día y de la persona | Dice siempre lo que tú has validado, llamada 1 y llamada 500 |
| Trato presencial en recepción | Mucho mejor: recibir visitas, un café, leer a la persona que entra por la puerta | No lo hace; solo existe al teléfono y en WhatsApp |
| Tareas administrativas complejas | Mucho mejor: paquetería, facturas, gestiones improvisadas del día a día | Se limita a llamadas, agenda, cualificación y avisos |
Si tienes recepción física con visitas a diario, la respuesta buena suele ser mixta: la persona en el mostrador y la IA quedándose con el teléfono, que es lo que la interrumpe cuarenta veces al día.
Existen y para algunos negocios son la compra correcta. IONOS vende una recepcionista IA por 9-15€/mes y recepcionista.com por 29-99€/mes: contestan al teléfono, toman el recado y te lo mandan por email. Si eso es todo lo que necesitas, cómpralas y no nos llames; te ahorras dinero. NovaChat es para el caso contrario: cuando la llamada tiene que terminar en una cita metida en tu calendario o un lead cualificado en tu CRM, con tu software conectado y alguien de tu equipo avisado al momento. Esa parte es la que cuesta desde 250€/mes, y es la que devuelve el dinero. Aquí la comparativa completa contra IONOS y Arsys, con lo bueno y lo malo de cada uno.
También Salesforce, Stripe, y automatizaciones con n8n, Make o Zapier. Si tu programa es propio o de nicho, entramos vía API genérica.
Una recepcionista de hotel no habla como una de un despacho de abogados. Por eso cada sector tiene su propia versión, con el vocabulario, los flujos y las integraciones de ese negocio. Estas son las que ya tenemos rodadas:
Nos pasas 20–30 grabaciones tipo (con consentimiento) o las escuchamos en vivo. Detectamos motivos repetidos, picos horarios y la jerga de tu negocio. Si con un plan de 9€/mes te sobra, te lo decimos y ahí acaba la reunión.
Integramos calendario y CRM, redactamos los guiones con tu vocabulario, escoges voz (escuchas 4 opciones) y montamos los flujos de WhatsApp de confirmación y aviso. Tú validas llamadas de prueba antes de salir.
Las primeras 80–120 llamadas reales las escuchamos contigo cada mañana. Ajustamos tono, reglas de transferencia a humano y huecos sin gestionar. Pasada esa fase, revisión mensual y métricas.
"Somos cuatro socios y nadie quería ser el que coge el teléfono. Las llamadas de las 19:30, que suelen ser las buenas porque la gente llama al salir de trabajar, se perdían todas. Ahora la recepcionista las atiende, descarta lo que no llevamos y agenda primera consulta con el socio del área correcta. El primer mes recuperamos entre 10 y 15 primeras visitas que antes ni sabíamos que existían."
"El aviso de menos de un minuto es lo que nos cambió el negocio. El comprador de un piso llama a cuatro inmobiliarias seguidas; se lo lleva la primera que responde. Ahora me vibra el móvil con el resumen antes de que el cliente haya guardado el teléfono, le devuelvo la llamada y suena a que estábamos esperándole. Las visitas agendadas por teléfono nos han subido claramente desde entonces."
"Yo estoy en obra con las manos en la masa, literal. Antes miraba el móvil a las 18h y tenía cinco llamadas perdidas sin saber cuál era un cliente y cuál un comercial de luz. Ahora la recepcionista filtra, agenda las visitas de presupuesto y me deja en WhatsApp el resumen de cada llamada. Lo único que pedí ajustar fue el tono: al principio hablaba demasiado fino para mi gremio."
Una recepcionista virtual con IA es un agente telefónico que atiende las llamadas de tu empresa 24/7 con voz natural: responde dudas con la información de tu negocio, agenda citas directamente en tu calendario, cualifica a los posibles clientes y pasa la llamada a tu equipo cuando hace falta criterio humano. A diferencia de un contestador o de un servicio de recados, la llamada termina en una cita hecha o un lead en tu CRM, no en una nota pendiente. También se la llama secretaria virtual con IA o recepcionista telefónica virtual: distinto nombre, mismo trabajo.
| Contestador / buzón | Recepcionista IA | Recepcionista humana | |
|---|---|---|---|
| Disponibilidad | 24/7, pero solo graba | 24/7 conversando | 8h por turno |
| Agenda citas en tu calendario | No | Sí, sobre huecos reales | Sí, en su horario |
| Cualifica al que llama | No | Sí, con tus preguntas, y lo escribe en el CRM | Sí, según su experiencia |
| Llamadas simultáneas | Todas, a un buzón | Todas, atendidas | Una |
| Trato presencial y gestiones de oficina | No | No | Sí, y muy bien |
| Coste mensual | Casi cero, y rinde igual | Desde 250€/mes (o 9-99€/mes si solo quieres recados) | Entre 1.600€ y 2.400€ por turno |
Implantación entre 2.500€ y 5.000€ según integraciones, y cuota desde 250€/mes según volumen de llamadas. Montamos un piloto en 3 a 5 días para que la pruebes con llamadas reales antes de decidir, sin permanencia agresiva. Pídenos una demo y te decimos si encaja con tu negocio o si te basta una opción más barata.
Mete tu gasto en publicidad y tu tiempo de respuesta y mira al instante el dinero que se enfría por no llamar a tiempo. Gratis, sin registro.
Calcular lo que pierdo →Desglose honesto de implantación, cuota mensual y costes ocultos, con los rangos que se pagan de verdad en el mercado español.
Leer guía →Comparativa sin trampas entre la recepcionista de 9€/mes, la de 29€/mes y la que agenda y cualifica. Cada una gana en su terreno.
Leer guía →Las tres vías con números encima de la mesa: contratar a una persona, contratar un servicio gestionado o construirlo tú mismo.
Leer guía →20 minutos de llamada. Escuchas a la recepcionista con un caso de tu sector y te decimos, con números, si te compensa o si te basta una opción de 9€/mes. Sin humo.